Deelnemersvoorwaarden

Algemene voorwaarden zijn up-to-date voor 2020.

Bij het inschrijven voor de scouting Wereldspelen Tiel gaat u akkoord met de algemene voorwaarden zoals hier beschreven:

1. Algemeen

1.1 Alle deelnemers zijn geregistreerd lid van Scouting Nederland.
1.2 Doelgroep:
            a. De jeugdleden zijn lid van een Welpen- of Scoutsspeltak en minimaal 7 en maximaal 15  jaar oud.
            b. Een groep bestaat uit jeugddeelnemers en (bege-)leiding. Alle (bege-)leiding voldoen aan de minimum leeftijdsgrenzen voor leiding van de speltak.
1.3 De organisatie hanteert als richtlijn voor het aantal (bege-)leiding, een verhouding van 1 staflid op 5 jeugddeelnemers, met een minimum van 2 personen (bege-)leiding.
1.4 De (bege-)leiding is in het bezit van een geldig VOG en staat geregistreerd in SOL.

2. Inschrijving

2.1 De inschrijving gebeurt per groep via het digitale inschrijfsysteem gepubliceerd op de website van de Wereldspelen. 
2.2 Inschrijvingen die niet volledig of niet naar waarheid zijn ingevuld kunnen door de organisatie ongeldig worden verklaard.
2.3 De inschrijving is pas definitief nadat het inschrijfgeld door de organisatie is ontvangen en u een inschrijfbevestiging heeft ontvangen. 
2.4 Last-minute inschrijven kan alleen met nadrukkelijke toestemming van de organisatie.
2.5 Inschrijvingen van nieuwe groepen worden geaccepteerd tot 15 april, of zolang het aantal deelnemers van 200 personen niet is bereikt.
2.6 De inschrijfperiode voor nieuwe deelnemers van ingeschreven groepen wordt gesloten op 30 april 2020 of zodra het maximum aantal deelnemers van 250 is bereikt.
2.7 De persoonsgegevens moeten uiterlijk 5 mei 2020 ingevuld zijn. De contactpersoon is verantwoordelijk voor aanvullende gegevens van de deelnemers (medische gegevens).
2.8 Het is mogelijk om diëten etc. aan te geven. Diëten zijn tot 5 mei 2020 op te geven. We ondersteunen een varkensvrij, glutenvrij en vegetarisch dieet. Ondersteuning van bijzondere dieetwensen is niet gegarandeerd maar zal per situatie bekeken worden.

3. Kosten deelname

3.1 De deelnemersbijdrage voor jeugddeelnemers en (bege-)leiding bedraagt 22,- euro per persoon.
3.2 Bij inschrijvingen t/m 31 januari 2020 geldt een vroegboekkorting op het inschrijfgeld van 2,00 euro per persoon.
3.3 De inschrijfdatum is het moment dat het inschrijfgeld door de organisatie is ontvangen.

4. Betaling

4.1 Het inschrijfgeld dient voor 15 mei (voor de vroegboekkortingsfactuur voor 15 februari) naar de Wereldspelenrekening overgemaakt te worden.
4.2 Wanneer de betaling van een vroegboekkortingsfactuur niet voor 15 februari binnen is volgt er een aanvullende factuur van 2,- euro per deelnemer.
4.3 Vermeld bij uw bankoverschrijving altijd uw factuurnummer.
4.4 Na 14 mei is alleen contante betaling mogelijk.
4.5 Als de deelnemersbijdrage bij aanmelding op het kampterrein niet voldaan is, moet de contactpersoon van de groep ter plaatse het volledig verschuldigde bedrag voldoen. Het betreden van het kampterrein is voor deze groep pas mogelijk als aan de financiële verplichting is voldaan.

5. Wijziging inschrijving

5.1 Het wijzigen van een inschrijving voor de Wereldspelen gebeurt via het inschrijfsysteem.
5.2 Het aantal deelnemers kan zonder extra administratieve kosten gewijzigd worden in het inschrijfsysteem.
5.3 Voor het toevoegen van deelnemers aan een inschrijving verplicht de groep zich tot een betaling per toegevoegd lid, zoals beschreven onder punt 3 (Kosten deelname).
5.4 Voor het verminderen van het aantal deelnemers gelden de annuleringsvoorwaarden, zoals beschreven onder punt 6 (Annuleren inschrijving).

6 Annuleren inschrijving

6.1 Het annuleren van een inschrijving voor de Wereldspelen gebeurt via het inschrijfsysteem. 
6.2 Bij annulering t/m 11 april 2020 krijgt u per uitgeschreven persoon het volledig inschrijfgeld retour.
6.3 Na 11 april 2020 wordt bij verlaging van het aantal deelnemers de deelnemersbijdrage van de uitgeschreven deelnemers voor de helft terugbetaald.
6.4 Bij annulering na 3 mei 2020 is de totale deelnemersbijdrage verschuldigd. Het aanmelden van een vervanger kan wel kosteloos. 
6.5 Terugbetaling van (een deel van) de deelnemersbijdrage is in uitzonderlijke gevallen op grond van zwaarwegende redenen mogelijk. De beslissing hiervoor ligt bij de organisatie van de Wereldspelen.

7. Verzekering

7.1 Voor deelnemers is de collectieve, secundaire ongevallen- en WA-verzekering van Scouting Nederland van kracht. Deelnemende groepen zijn er zelf verantwoordelijk voor om goed verzekerd deel te nemen.
7.2 De organisatie kan niet aansprakelijk gesteld worden voor verlies, diefstal of beschadiging aan goederen van deelnemers.

8. Overige bepalingen

8.1 Om de Wereldspelen in goede banen te leiden, kunnen kampregels niet ontbreken. Vanzelfsprekend wordt van alle deelnemers verwacht dat zij zich aan deze kampregels houden.
8.2 De organisatie heeft het recht om foto’s en/of beeldmateriaal, gemaakt tijdens het weekend, te gebruiken voor publicitaire doeleinden.
8.2 De deelnemende groepen worden bij inschrijving geacht bekend te zijn met deze voorwaarden.
8.3 Drukfouten of publicatiefouten in deze bepalingen zijn voorbehouden.
8.4 De organisatie houdt zich het recht voor om deze bepalingen aan te passen en/of aan te vullen.
8.5 In alle gevallen waarin deze voorwaarden niet voorzien, beslist de organisatie.