Deelnemersvoorwaarden

Algemene voorwaarden zijn up-to-date voor 2018.

Bij het inschrijven voor de scouting Wereldspelen Tiel gaat u akkoord met de algemene voorwaarden zoals hier beschreven:

1. Algemeen

1.1 Alle deelnemers zijn geregistreerd lid van Scouting Nederland.
1.2 Doelgroep:
            a. De jeugdleden zijn lid van een Welpen- of Scoutsspeltak en minimaal 7 en maximaal 15  jaar oud.
            b. Een groep bestaat uit jeugddeelnemers en (bege-)leiding. Alle (bege-)leiding voldoen aan de minimum leeftijdsgrenzen voor leiding van de speltak.
1.3 De organisatie hanteert als richtlijn voor het aantal (bege-)leiding, een verhouding van 1 staflid op 5 jeugddeelnemers, met een minimum van 2 personen (bege-)leiding.
1.4 De (bege-)leiding is in het bezit van een geldig VOG en staat geregistreerd in SOL.

2. Inschrijving

2.1 De inschrijving gebeurt per groep via het digitale inschrijfsysteem gepubliceerd op de website van de Wereldspelen. 
2.2 Inschrijvingen die niet volledig of niet naar waarheid zijn ingevuld kunnen door de organisatie ongeldig worden verklaard.
2.3 De inschrijving is pas definitief nadat het inschrijfgeld door de organisatie is ontvangen en u een inschrijfbevestiging heeft ontvangen. 
2.4 Last-minute inschrijven kan alleen met nadrukkelijke toestemming van de organisatie.
2.5 Inschrijvingen van nieuwe groepen worden geaccepteerd zolang het maximaal aantal deelnemers van 200 personen niet is bereikt.
2.6 De inschrijfperiode voor nieuwe deelnemers van ingeschreven groepen wordt gesloten op 11 april 2018 of zodra het maximum aantal deelnemers van 250 is bereikt.
2.7 De persoonsgegevens moeten uiterlijk 15 april 2018 ingevuld zijn. De contactpersoon is verantwoordelijk voor aanvullende gegevens van de deelnemers (medische gegevens).
2.8 Het is mogelijk om diëten etc. aan te geven. Diëten zijn tot 11 april 2018 op te geven. We ondersteunen een varkensvrij, glutenvrij en vegetarisch dieet. Ondersteuning van bijzondere dieetwensen is niet gegarandeerd maar zal per situatie bekeken worden.

3. Kosten deelname

3.1 De deelnemersbijdrage voor jeugddeelnemers en (bege-)leiding bedraagt 20,- euro per persoon.
3.2 Bij inschrijvingen t/m 18 februari 2018 geldt een vroegboekkorting op het inschrijfgeld van 2,00 euro per persoon.
3.3 De inschrijfdatum is het moment dat het inschrijfgeld door de organisatie is ontvangen.

4. Betaling

4.1 Het inschrijfgeld dient voor 18 april (voor de vroegboekkortingsfactuur voor 21 februari) naar de Wereldspelenrekening overgemaakt te worden.
4.2 Vermeld bij uw bankoverschrijving altijd uw factuurnummer.
4.3 Na 18 april is alleen contante betaling mogelijk.
4.4 Als de deelnemersbijdrage bij aanmelding op het kampterrein niet voldaan is, moet de contactpersoon van de groep ter plaatse het volledig verschuldigde bedrag voldoen. Het betreden van het kampterrein is voor deze groep pas mogelijk als aan de financiële verplichting is voldaan.

5. Wijziging inschrijving

5.1 Het wijzigen van een inschrijving voor de Wereldspelen gebeurt via het inschrijfsysteem.
5.2 Het aantal deelnemers kan zonder extra administratieve kosten gewijzigd worden in het inschrijfsysteem.
5.3 Voor het toevoegen van deelnemers aan een inschrijving verplicht de groep zich tot een betaling per toegevoegd lid, zoals beschreven onder punt 3 (Kosten deelname).
5.4 Voor het verminderen van het aantal deelnemers gelden de annuleringsvoorwaarden, zoals beschreven onder punt 6 (Annuleren inschrijving).

6 Annuleren inschrijving

6.1 Het annuleren van een inschrijving voor de Wereldspelen gebeurt via het inschrijfsysteem. 
6.2 Bij annulering t/m 18 maart krijgt u per uitgeschreven persoon het volledig inschrijfgeld retour.
6.3 Na 18 maart 2018 wordt bij verlaging van het aantal deelnemers de deelnemersbijdrage van de uitgeschreven deelnemers voor de helft terugbetaald.
6.4 Bij annulering na 8 april 2018 is de totale deelnemersbijdrage verschuldigd. Het aanmelden van een vervanger kan wel kosteloos. 
6.5 Terugbetaling van (een deel van) de deelnemersbijdrage is in uitzonderlijke gevallen op grond van zwaarwegende redenen mogelijk. De beslissing hiervoor ligt bij de organisatie van de Wereldspelen.

7. Verzekering

7.1 Voor deelnemers is de collectieve, secundaire ongevallen- en WA-verzekering van Scouting Nederland van kracht. Deelnemende groepen zijn er zelf verantwoordelijk voor om goed verzekerd deel te nemen.
7.2 De organisatie kan niet aansprakelijk gesteld worden voor verlies, diefstal of beschadiging aan goederen van deelnemers.

8. Overige bepalingen

8.1 Om de Wereldspelen in goede banen te leiden, kunnen kampregels niet ontbreken. Vanzelfsprekend wordt van alle deelnemers verwacht dat zij zich aan deze kampregels houden.
8.2 De organisatie heeft het recht om foto’s en/of beeldmateriaal, gemaakt tijdens het weekend, te gebruiken voor publicitaire doeleinden.
8.2 De deelnemende groepen worden bij inschrijving geacht bekend te zijn met deze voorwaarden.
8.3 Drukfouten of publicatiefouten in deze bepalingen zijn voorbehouden.
8.4 De organisatie houdt zich het recht voor om deze bepalingen aan te passen en/of aan te vullen.
8.5 In alle gevallen waarin deze voorwaarden niet voorzien, beslist de organisatie.